Versie: Juni 2025

1. Inleiding en toepassingsgebied.

Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens op onze websites, sociale mediakanalen en in het kader van de diensten aangeboden door e-Bo Enterprises NV, met maatschappelijke zetel in België te Stoppelweg, 44 , B-8978, Poperinge, met ondernemingsnummer 0470.174.242, RPR. Kantoor Gent - Ieper.

e-Bo Enterprises NV en filialen vormen samen "e-BO Enterprises bedrijvengroep", afgekort "e-BO Groep" met maatschappelijke zetel te 8900 Ieper, Ter Waarde 60, (hierna "wij" of "ons" of "e-BO Groep" genoemd). e-BO Enterprises NV kan ook persoonlijke gegevens delen met een ander lid van de e-BO Groep of filialen.

Dit Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd of bijgewerkt.

Wij verzoeken u daarom dit Privacybeleid op onze websites regelmatig te raadplegen, zodat u altijd van de meest recente versie op de hoogte bent.

Vragen met betrekking tot de toepasselijke wetgeving en dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze functionaris voor gegevensbescherming ("DPO") op .privacy@ebo-enterprises.com

2. Verwerkingsverantwoordelijke en gegevensbescherming.

Wij zorgen voor een vertrouwelijke verwerking van uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort "AVG" of "GDPR".

Binnen e-BO Group worden uw gegevens alleen gedeeld met geautoriseerd personeel (interne ontvangers) of een geverifieerde/geautoriseerde derde partij.

Onze werknemers of interne contractanten kunnen toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens op een strikt noodzakelijke basis, die meestal wordt bepaald en beperkt door de functie, rol en afdeling van de betreffende werknemer.

e-BO Group garandeert een kwaliteit en hoog niveau van gegevens en gegevensbeveiliging, en dit door het nemen van alle noodzakelijke & redelijke contractuele, technische en organisatorische maatregelen.

We streven ernaar om deze maatregelen regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen. e-BO GROUP is ISO 27001 gecertificeerd.

3. Doeleinden van gegevensverwerking

e-BO Group verwerkt persoonsgegevens in de hoedanigheid van Verwerker alleen voor duidelijk omschreven, gerechtvaardigde en legitieme doeleinden, in overeenstemming met artikel 5, lid 1, b) en c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

De verwerking vindt plaats in het kader van de reguliere bedrijfsvoering van e-BO Group en is beperkt tot de hieronder genoemde interne doeleinden:

(a) Personeelszaken (HR).

• Beheer van personeelsdossiers (bijv. arbeidscontracten, salarisadministratie, evaluaties);
• Werving en selectie (inclusief screening en contact met sollicitanten);
• Absentiemanagement en welzijn op het werk;
• Toegangscontrole en tijdregistratie (indien van toepassing).

(b) Marketing en communicatie.

• Het versturen van nieuwsbrieven, productinformatie, uitnodigingen voor evenementen en andere commerciële communicatie naar bestaande klanten en contactpersonen op basis van legitiem belang of toestemming;
• Beheer van contacten in CRM-systemen;
• Analyse van marketingeffectiviteit (bijv. klikratio’s, openratio’s).

(c) Wettelijke en contractuele doeleinden.

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belasting- en sociale wetgeving);
• Beheer van contracten en relaties met leveranciers;
• Behandeling van geschillen, klachten of juridische procedures.

d) Beveiliging en IT-doeleinden.

• Beheer van toegangsrechten tot digitale platforms of gebouwen;
• IT-systemen bewaken voor beveiligings- en auditdoeleinden;
• Loggen van gebruik (bijv. aanmeldactiviteit, toegangslogs) om de integriteit en beschikbaarheid van gegevens te garanderen.

4. Minimale gegevensverwerking.

e-BO Group verwerkt alleen die persoonsgegevens die adequaat, relevant en beperkt zijn tot wat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt, in overeenstemming met artikel 5(1)(c) GDPR.

Voor de meeste doeleinden betreft dit alleen:

• Basis identificatiegegevens: naam, voornaam, functie, bedrijf;
• Contactgegevens: professioneel e-mailadres, telefoonnummer;
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, reacties op communicatie;
• Andere gegevens (zoals identificatienummers, evaluatiegegevens, etc.) alleen indien functioneel vereist.

5. Gebruik voor andere doeleinden

Als e-BO Group van plan is om persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan oorspronkelijk voorzien, wordt de betrokkene hierover vooraf transparant geïnformeerd, in overeenstemming met artikel 13, lid 3, en artikel 14, lid 4, GDPR.

In gevallen waarin dit vereist is, zal vooraf expliciete toestemming worden gevraagd.

6. Gebruik van cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer of mobiele apparaten kunnen worden opgeslagen wanneer je websites bezoekt.

In een tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals uw taalvoorkeur voor een website. Wanneer u de website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie opnieuw naar de website gestuurd. Op die manier herkent de website je browser en kan het bijvoorbeeld je taalvoorkeur onthouden.

Hieronder vindt u een lijst met de soorten cookies en hun doeleinden.

Essentiële of strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies stellen gebruikers in staat om door de Website te navigeren en de essentiële functies ervan te gebruiken. Deze cookies zorgen er ook voor dat een uitdrukkelijk door de gebruiker gevraagde dienst of functionaliteit kan worden geleverd. Deze cookies kunnen zonder uw toestemming worden geplaatst. Wij raden u bovendien aan deze cookies niet uit te schakelen, aangezien u hierdoor de basisfuncties van de Website of de toegang tot bepaalde delen van de Website kunt verliezen.

Functionele cookies
Deze cookies zorgen ervoor dat de Website goed functioneert en zorgen voor een sneller en efficiënter gebruik. Deze cookies kunnen zonder uw toestemming worden geplaatst.

Analyse- of statistische cookies
Deze cookies verzamelen gegevens over het gebruik van de Website, zoals het aantal bezoekers, de tijd die bezoekers op een webpagina doorbrengen en foutmeldingen, en geven ons informatie over het gebruikersverkeer op onze Website, bijvoorbeeld hoe gebruikers op de Website komen en of er navigatieproblemen zijn. Wij vragen uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Advertising of Targeting cookies.
First-party Advertising cookies geplaatst door e-BO Enterprises op de Website, laten de Website toe om gepersonaliseerde reclameboodschappen te sturen. Wij vragen uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Houd er rekening mee dat externe adverteerders en techgiganten (zoals Google, Amazon en Adobe) je toestemming vragen voor de overdracht van je persoonlijke gegevens buiten de EU via hun eigen privacybeleid.

Cookies voor sociale media

Sociale media volgen met "tracking cookies" het surfgedrag van gebruikers op verschillende sites. Sociale media plaatsen een cookie wanneer u site A bezoekt en kunnen de cookie weer lezen wanneer u site B bezoekt. Hierdoor kunnen sociale media profielen maken en u gerichte reclame sturen.

Houd er rekening mee dat de meeste aanbieders van sociale media in de VS gevestigde bedrijven zijn, die via hun eigen privacybeleid uw toestemming vragen voor de overdracht van uw persoonlijke gegevens buiten de EU.

Deze derden kunnen toegang hebben tot specifieke cookie-informatie (zoals uw gebruikers-ID, naam, voornaam, e-mailadres, bezochte pagina’s, aangeklikte banners, enzovoort), bijvoorbeeld om u gepersonaliseerde advertenties aan te bieden of om uw feedback te verzamelen.

Bepaalde cookies worden op de Website van e-BO Enterprises geplaatst door sociale netwerkdiensten zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Dit gebeurt via de knoppen van deze sociale netwerken die eventueel aangeboden worden op de Website van e-BO Enterprises. Als u deze gebruikt, kunnen deze derden bepaalde cookie-informatie ontvangen, maar ze zullen enkel geactiveerd worden als u deze cookies aanvaardt.

Cookies kunnen gedurende verschillende perioden op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. Afhankelijk van het type cookie worden ze (en de informatie die ze verzamelen) automatisch verwijderd wanneer u uw browser afsluit (dit zijn de zogenaamde "sessiecookies"), in andere gevallen worden deze cookies voor langere tijd opgeslagen en kunnen ze ook worden gebruikt tijdens een volgend bezoek aan deze Website (dit zijn de zogenaamde "permanente cookies").

Prestatiecookies

Met deze cookies kunnen we bezoekers en hun herkomst tellen, zodat we de prestaties van onze Website kunnen analyseren en verbeteren. Ze helpen ons te begrijpen welke pagina’s het meest en het minst populair zijn en hoe bezoekers zich door de site bewegen. Alle informatie die deze cookies verzamelen is geaggregeerd en daarom anoniem. Als u deze cookies niet toestaat, weten we niet wanneer u onze site hebt bezocht.

Gerichte cookies

Deze cookies kunnen door onze adverteerders op onze website worden geplaatst. Ze kunnen door deze bedrijven worden gebruikt om een profiel van uw interesses samen te stellen en u relevante advertenties op andere websites te tonen. Ze slaan niet direct persoonlijke informatie op, maar zijn gebaseerd op unieke identificatoren van uw browser en internetapparaat. Als u deze cookies niet toestaat, ziet u minder op u gerichte advertenties.

Cookie-instellingen

Via onze cookievoorkeursinstellingen kunt u uw voorkeuren instellen en bepalen of u bepaalde cookies wilt weigeren of accepteren.

Hoe u dit kunt doen verschilt per browser: de meeste browsers accepteren cookies automatisch, maar u kunt uw browser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd voordat een cookie wordt ingesteld of dat cookies worden geweigerd. Meer informatie over hoe u uw browser kunt instellen, vindt u via de knop ‘Help’ op uw browser of via de volgende links: Via onderstaande links vindt u meer uitleg over hoe u dit kunt doen.

Gebruik je een andere browser? Controleer of de procedure voor jouw browser is opgenomen op de website www.allaboutcookies.org/manage-cookies. Deze website bestaat alleen in het Engels.

Als u verschillende apparaten gebruikt om onze Website te bezoeken, zorg er dan voor dat uw cookievoorkeur is ingesteld op de browser van elk apparaat. Bovendien kunt u op https://www.youronlinechoices.com kiezen van welke bedrijven u geen cookies meer wilt ontvangen.

7. Verwerking van uw persoonsgegevens via social media-kanalen

Voor platforms zoals Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter en YouTube is e-BO Group samen met de platformexploitant een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke (conform artikel 26 AVG).

Voor de respectievelijke verwerkingsdoeleinden en gegevenscategorieën verwijzen we naar de afzonderlijke social media-kanalen.

We gebruiken uitsluitend geanonimiseerde statistische gegevens via de Insights- of Analytics-diensten, zonder toegang tot individuele profielen.

Details zijn beschikbaar in de gezamenlijke controllerovereenkomsten van elk platform.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, is de rechtsgrondslag voor de verwerking ons gerechtvaardigd belang (AVG Art 6 Par. 1 f).

8. Rechten van betrokken partij

U hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als we toestemming vragen voor verwerking, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@ebo-enterprises.com

Om je aanvraag snel en correct te kunnen verwerken, vragen we je zo specifiek mogelijk te zijn in je aanvraag. Als er twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, zal aanvullende informatie worden gevraagd om deze vast te stellen.

e-BO Group heeft het recht uw verzoeken te weigeren indien deze "kennelijk ongegrond of buitensporig" zijn (met name vanwege het repetitieve karakter) of een redelijke vergoeding van 60 Euro excl. BTW in rekening te brengen.

9. Doorgifte aan derden en verwerking van gegevens buiten de EU

We maken gebruik van onderaannemers om ons te helpen bij het leveren van diensten die namens ons persoonsgegevens kunnen verwerken.

We zorgen ervoor dat de selectie van onze onderaannemers en elke verwerking van persoonsgegevens door hen voldoet aan de AVG.

e-BO GROUP maakt gebruik van de volgende categorieën onderaannemers om diensten te verlenen: hostingdiensten, datacenterdiensten, leveranciers van standaard softwareoplossingen (zoals Microsoft, Google); leveranciers van marketing- en analysesoftware en -beheerders, en andere softwarediensten. We hebben verwerkingsovereenkomsten met deze partijen.

e-BO GROUP verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve aan derden in verband met de uitvoering van haar diensten en alleen als dit noodzakelijk is voor technische ondersteuning of als zij daartoe verplicht is op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel.

Deze derden mogen uw persoonsgegevens alleen namens ons en met onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming verwerken en in overeenstemming met de hierboven beschreven doeleinden. Wij zorgen ervoor dat alle derde partijen die optreden als verwerker of subverwerker zorgvuldig worden geselecteerd en verplicht zijn om de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te handhaven.

We streven ernaar om alle cloudservices en servers in de EU te hebben. Sommige van onze onderaannemers of de eerder genoemde ontvangers van persoonsgegevens kunnen zich echter buiten de EU bevinden of hun servers kunnen zich buiten de EU bevinden. Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de EU wordt door ons alleen gedaan onder strikte naleving van de AVG. We zorgen ervoor dat de externe ontvangers in landen die niet in aanmerking komen, de modelcontractbepalingen van de EU (EU SCC) met ons zijn aangegaan of gelijkwaardige waarborgen bieden.

10. Bewaren en beveiliging van gegevens

e-BO Group bewaart uw persoonsgegevens gedurende een periode die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en in functie van de doeleinden van de verwerking, zoals hierboven beschreven.

Vanwege deze wettelijke verplichting, maar ook vanwege technische en financiële aspecten van gegevensopslag, verwijderen we actief gegevens die niet langer nodig zijn.

Bewaartermijnen zijn vastgelegd in de betreffende wetgeving, gegevensverwerkingsovereenkomsten, instructies van gegevensbeheerders, respectievelijk klanten of worden door ons uiteengezet in ons interne beleid.

Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op toestemming en u besluit uw toestemming in te trekken, zullen we uw persoonlijke gegevens niet verder verwerken voor het specifieke doel.

Alle bewaartermijnen met betrekking tot persoonsgegevens die we namens onze klanten verwerken, worden bepaald door onze klanten. We kunnen dergelijke persoonsgegevens alleen bewaren gedurende de looptijd van onze gegevensverwerkingsovereenkomst, waarna we alle persoonsgegevens met betrekking tot de klant moeten retourneren of verwijderen. We kunnen persoonlijke gegevens echter nog eerder verwijderen als de klant ons daartoe opdracht geeft, bijvoorbeeld als de klant de opslag van dergelijke gegevens niet langer noodzakelijk acht voor het gespecificeerde doel.

11. Klachten en toezicht

Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u altijd contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@ebo-enterprises.com

Bovendien hebt u altijd de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 BRUSSEL, e-mail: contact@apd-gba.be